Sind Sie eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent und Erfahrung im administrativen Bereich?

jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation, die sich der Unterstützung ihrer Teams durch effiziente Verwaltungsprozesse verschrieben hat. Das Arbeitsumfeld ist geprägt von einer offenen Kultur, Teamgeist und dem Streben nach Exzellenz. Als neue Fachkraft werden Sie dazu beitragen, die täglichen Abläufe reibungslos zu gestalten und die Organisation langfristig zu stärken.

Administrative Assistenz (F/M/D) 60%-80% in Neuchâtel

Ihre Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Mitarbeitenden der Business Unit bei administrativen Themen, um deren Arbeitsalltag zu erleichtern.
• Rechnungen, Bestellungen und Spesenabrechnungen verwalten.
• Unterstützung bei der Jahresabschlussrechnung, inklusive Rechnungen, Rückstellungen und offenen Bestellungen.
• Zeiterfassung mittels Timelead überwachen und verifizieren.
• Geschäftsreisen organisieren und logistisch koordinieren.
• Bewerbungsgespräche planen und koordinieren.
• Einarbeitung neuer Mitarbeitender unterstützen und Personalstände pflegen.
• Administrative Assistenz für den Business Unit Manager und den stellvertretenden Leiter.
• Kundenbesuche planen und die Logistik entsprechend organisieren.
• Kundeninformationen im CRM aktualisieren, inklusive Kontakte und Mailinglisten.
• Visitenkarten bestellen und administrative Büroanfragen verwalten.
• Import- und Exportlieferungen verwalten sowie Paketzustellungen koordinieren.
• Bürobedarf verwalten und die Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien sicherstellen.
• Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen die reibungslose Durchführung der administrativen Tätigkeiten fördern.
• Planung, Organisation und Koordination von Meetings, Reisen und Veranstaltungen.
• Terminplanung und Koordination der Agenda des Management-Teams.

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung und mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion in einem internationalen Umfeld.
• Fließend in Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich), sehr gute Deutschkenntnisse sind ein Plus.
• Versiert im Umgang mit MS Office & MS Teams (SAP wäre von Vorteil).
• Organisiert, zuverlässig und kundenorientiert.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Schreibfähigkeiten sowie Freude an Zahlen.
• Proaktiv, multitaskingfähig und selbständig arbeitend.
• Gut ausgeprägter Teamgeist und gleichzeitig selbstständige Arbeitsweise.

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Ziele mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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• Unterstützung bei der Jahresabschlussrechnung, inklusive Rechnungen, Rückstellungen und offenen Bestellungen.
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• Kundenbesuche planen und die Logistik entsprechend organisieren.
• Kundeninformationen im CRM aktualisieren, inklusive Kontakte und Mailinglisten.
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• Planung, Organisation und Koordination von Meetings, Reisen und Veranstaltungen.
• Terminplanung und Koordination der Agenda des Management-Teams.

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung und mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion in einem internationalen Umfeld.
• Fließend in Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich), sehr gute Deutschkenntnisse sind ein Plus.
• Versiert im Umgang mit MS Office & MS Teams (SAP wäre von Vorteil).
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• Ausgezeichnete Kommunikations- und Schreibfähigkeiten sowie Freude an Zahlen.
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• Gut ausgeprägter Teamgeist und gleichzeitig selbstständige Arbeitsweise.

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Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.